وغالباً ما يقوم بالاستبيان باحثون معتمدون من ذوي الاختصاص - وحسب طبيعة المشكلة - من خلال إعداد استمارة خاصة تُسمّى استمارة الاستبيان التي تحتوي على مجموعة أسئلة تُطرح أساساً على المنتسبين المتعلّمين الذين يجيدون القراءة والكتابة، إذ يقومون بتدوين أجوبتهم بأنفسهم. أما المنتسبون من غير المتعلّمين فيقوم الباحثون بتدوين إجاباتهم بكل دقّة.

إنَّ الأسئلة المطروحة تكون على شاكلتين: الأسئلة المفتوحة والأسئلة المغلقة. في الأسئلة المفتوحة، يُجيب المبحوثون بالطريقة التي يجدونها ملائمة وبحرية كاملة، أما في الأسئلة المغلقة والتي تأتي إما على شكل احتمالات متعددة، يختار المبحوث واحداً منها ، أو احتمال واحد يتطلب الإجابة بنعم أو لا.

في إجابات الأسئلة المفتوحة، يواجه الباحثون صعوبات في توحيد وتبويب الإجابات نتيجة تباينها، بينما تسهل عملية تبويب بيانات الأجوبة المغلقة.

إنَّ استمارات الاستبيان، توزّع إما بطريقة مباشرة على المنتسبين، ويتم تسلم الإجابات بعد وقت محدد عندما تقتضي الضرورة  الآنيّة ذلك، أو أن تُرسل بريديّاً لغرض منح المنتسبين فرصة متاحة من أجل الدراسة والمراجعة، وهذا يحصل مع الأمور ذات الأهمية الكبيرة. غير أنَّ تلكؤ البعض من المبحوثين في ملء استمارات الاستبيان وعدم إعادتها بالوقت المحدد يُعد من عيوب طريقة الاستبيان

البريدي.

ومهما كانت طريقة الاستبيان المعتمدة، فإنها بالنتيجة توفّر للإدارة صاحبة الاستبيان مدىً مريحاً من الاستطلاع والكشف عن حاجات ومتطلبات منتسبيها، ومن ثم مساعدتها على إتخاذ القرار السليم في معالجة المشكلة التي تواجهها، آخذةً بعين الاعتبار إجابات الأغلبية والأقلية التي تُعارض الأغلبية على السواء، وعندئذٍ يمكن التواشج والتوافق بين الاثنين من خلال المكاشفات التوضيحية الوجاهية في ندوة عامة تُقيمها الإدارة مع المنتسبين لبيان ماهو قانوني وغير قانوني لما يطلبونه.

وفي خُلاصة القول، كم نحن بحاجة إلى الاستبيانات الضرورية من أجل الارتقاء بالأساليب الإدارية القائمة باتجاه الإدارة الحديثة..؟...